أفضل ممارسات الإدارة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة
يتطلب توسيع نطاق الأعمال من عملية يقوم بها شخص واحد إلى منظمة فعالة تبني سياسات واضحة مفاهيم الإدارةهذه ليست نظريات مجردة، بل أدوات عملية تساعد رواد الأعمال على توفير الوقت، وتفويض المهام بشكل فعال، وضمان نمو الشركة بشكل مستدام.
إن إتقان هذه المفاهيم يعني القدرة على استخدمها يوميا لتحسين الكفاءة، ومواءمة الفرق، والوصول إلى أهداف الشركة.
إن المفاهيم الإدارية في هذه المقالة عبارة عن مزيج من المفاهيم الإدارية التي تعلمتها في العمل أو الخبرة العملية من العلامات التجارية العالمية الرائدة.
وبتطبيق هذه المعرفة، يمكن للشركات الصغيرة أن تنمو وتصبح أكثر كفاءة.
1. أهداف الشركة على مستوى الشركة
- الرسالة والرؤية:مهمتك تحدد ماذا تفعل و لماذارؤيتك تحدد حيث تريد أن تذهبكلاهما يوجه عملية اتخاذ القرار.
- نصيحة: تأكد من عدم تكرار الرسالة والرؤية. يجب أن تُوجّه الرسالة سلوك كل موظف في الشركة يوميًا. يجب أن تُوجّه الرؤية المشاركين في القرارات الاستراتيجية لتوجيه عجلة الشركة نحو مسار مُحدّد.
- أمثلة: مهمتنا هي توفير ملابس عمل عصرية أنيقة بأسعار مناسبة. رؤيتنا هي "أن نكون العلامة التجارية المفضلة للمهنيين الشباب في المناطق الحضرية".
- الأهداف السنوية: يختار ثلاثة أهداف واضحة وقابلة للقياس أهداف سنوية (مثل زيادة المبيعات عبر الإنترنت بحلول عام ٢٠١TP٥T، أو إطلاق منتجين جديدين، أو التوسع في سوق جديدة). ينبغي أن يتوافق عمل جميع الموظفين مع هذه الأهداف.
- إن إنشاء ثلاثة أهداف على مستوى الشركة يسمح لجميع الموظفين بمواءمة أهدافهم مع هذه الأهداف على مستوى الشركة.
- يمكن تشجيع كل موظف على كتابة أهدافه الخاصة، والتي سيتم مراجعتها والانتهاء منها مع مدير الخط.
2. منظمة الموارد البشرية
الوصف الوظيفي والمسميات الوظيفية
- المسمى الوظيفي:مخطط واضح للمسؤوليات، والمخرجات، وحدود الدور. مثال: Digital Marketing متخصص: إنشاء الحملات الإعلانية ومراقبة الأداء وتحسين النتائج وتقديم التقارير إلى مدير التسويق.
- التسلسل الهرمي للمسميات الوظيفية:متدرب → مساعد → أخصائي → منسق → مدير → مدير أول → مدير → مدير أول → نائب الرئيس → نائب الرئيس الأول → رئيس.
- إن الألقاب تعبر عن المساءلة وقوة اتخاذ القرار.
3. دمج الموظفين الجدد
التظليل
- طريقة عملية حيث يراقب الموظف الجديد المدير أو الزميل في الأنشطة اليومية، ويتعلم من خلال المشاهدة وطرح الأسئلة.
تعريفي
- مقدمة منظمة لهوية الشركة وأدواتها. تتضمن:
- تاريخ وقيم الشركة
- معرفة المنتج
- الأدوات والأنظمة (CRM، ERP، التجارة الإلكترونية، إلخ.)
- السياسات والإجراءات
- جلسات التدريب عبر الإنترنت أو شخصيًا
4. إدارة الأداء
- تحديد الأهداف:تعيين أهداف واضحة وقابلة للقياس لكل موظف تتوافق مع أهداف الشركة (ترتبط بأهداف الشركة على نطاق واسع، والتسلسل الهرمي - تحديد 3 أهداف).
- توصية:تقييم الأداء بشكل منتظم (ربع سنوي أو سنوي) لتقديم الملاحظات والاحتفال بالإنجازات وتحديد مجالات التحسين. (يرتبط باجتماع فردي)
5. أدوات الإدارة الأساسية
وفد
- تعلم كيفية توزيع المهام بشكل واضح والثقة في الآخرين لتنفيذها.
- توفير الموارد، وتحديد المواعيد النهائية، ومتابعة العمل دون التدخل في التفاصيل الدقيقة.
تحديد الأولويات
- ليست كل المهام متساوية. على رواد الأعمال أن يتعلموا التركيز على ما يُحقق النتائج.
- طرق مفيدة:
- مصفوفة أيزنهاور (عاجل مقابل مهم).
- مبدأ باريتو (قاعدة 80/20):عادةً ما تولد 20% من المهام 80% من النتائج.
- أفضل 3 يوميا:حدد المهام الثلاث الأكثر أهمية كل يوم.
- مصفوفة أيزنهاور (عاجل مقابل مهم).
السياسات والمبادئ التوجيهية والإجراءات
- السياسات:القواعد رفيعة المستوى (على سبيل المثال، سياسة الإجازات، وتعويض النفقات).
- المبادئ التوجيهية:أفضل الممارسات (على سبيل المثال، كيفية التواصل مع العملاء).
- إجراءات:إرشادات خطوة بخطوة للمهام المتكررة.
تواصل
- الإتصالات الداخلية: هناك أنواعٌ مُحددةٌ بوضوحٍ للاتصالات الداخلية: الاتصال الأفقي (بين الأفراد في نفس مستوى التسلسل الهرمي)، والاتصال الرأسي (من الأعلى إلى الأسفل ومن الأسفل إلى الأعلى)، والاتصال الرسمي وغير الرسمي. جميع هذه الأنواع من الاتصالات تحتاج إلى إدارة.
- التواصل الفعال بين الأشخاص
- إدارة الصراعات
- التحدث أمام الجمهور
- رسائل البريد الإلكتروني الفعالةالبريد الإلكتروني وسيلة تواصل باردة، إذ لا يسمح إلا بحاسة واحدة بالتفاعل: البصر. بينما يُعدّ التواصل بين الأشخاص وسيلة تواصل دافئة لأنه يعتمد على نبرة الصوت ولغة الجسد وعوامل أخرى، فإن البريد الإلكتروني بارد لأنه مجرد نص. لذلك، يجب تعديل نص البريد الإلكتروني لجعله أكثر وضوحًا ودفئًا.
- سطر موضوع واضح، غرض واضح، فقرات قصيرة، عناصر عمل واضحة.
- استخدم نبرة صوت مباشرة ولكن ودية، واستخدم النقاط والخط العريض لتبسيط القراءة.
أنواع الاجتماعات
- الوقفة اليومية (15 دقيقة كحد أقصى) تحديثات سريعة: ما الذي تم إنجازه بالأمس؟ ما هو محور التركيز اليوم؟ هل هناك أي عوائق؟
- اجتماع الفريق الأسبوعي - مراجعة التقدم نحو تحقيق الأهداف، ومواءمة الأولويات، وحل المشكلات.
- اجتماعات فردية - مدير مع كل موظف للتدريب وردود الفعل والتطوير (اجتماع وظيفي متعدد التخصصات).
- اجتماعات انطلاق المشروع - تحديد الأهداف والأدوار والمواعيد النهائية قبل البدء بمشروع جديد.
- اجتماعات اتخاذ القرار - مناقشات قصيرة ومنظمة لاتخاذ قرار (وليس للنقاش إلى ما لا نهاية).
- المراجعات الفصلية أو السنوية - التحقق من التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف الكبيرة، وتعديل الاستراتيجية، والاحتفال بالانتصارات.
الحفاظ على الاجتماعات قصيرة ومُركزة، مع متابعات واضحةيُعد إهدار الوقت في الاجتماعات مشكلة شائعة في المؤسسات الصغيرة. (5 دقائق كحد أقصى للحديث القصير)
6. التكنولوجيا من أجل الكفاءة
- السحابة والمجلدات المشتركة:تنظيم المستندات لسهولة وصول الفريق إليها (Google Drive، OneDrive، Dropbox).
- التقويمات المشتركة:تنسيق الاجتماعات والمواعيد النهائية والتوافر.
- أدوات الذكاء الاصطناعي:استخدم مساعدي الذكاء الاصطناعي لصياغة رسائل البريد الإلكتروني، وتحليل البيانات، وتوليد الأفكار، وأتمتة المهام المتكررة.
- أدوات إدارة المشاريع:Trello، أو Asana، أو Monday.com لتتبع المهام والمواعيد النهائية والمسؤوليات.
7. القيادة والثقافة
- القيادة بالقدوة:أظهر السلوك الذي تريده من فريقك.
- ثقافة المساءلة:كل عضو في الفريق يملك النتائج، وليس فقط المهام.
- التعلم المستمر:تشجيع التدريب وتبادل المعرفة والابتكار.
👉 يعتمد الانتقال من رائد الأعمال الفردي إلى منظمة متنامية على مهارة أساسية واحدة: القدرة على التخلي عن القيام بكل شيء بنفسك، وبناء أنظمة وأدوار وأدوات بدلاً من ذلك تسمح للآخرين بتحقيق النتائج.
تكنولوجيا
3 أدوات أساسية لزيادة الإنتاجية والكفاءة وتقليل التوتر والقلق
1) السحابة والمجلدات المشتركة (مشاركة المعرفة)
ما يستخدم من أجله:
- تخزين المستندات والملفات والموارد في موقع مركزي عبر الإنترنت (على سبيل المثال، Google Drive، OneDrive، Dropbox).
- السماح لأشخاص متعددين بالوصول إلى الملفات وتحديثها ومشاركتها في الوقت الفعلي.
- ضمان توفر المعلومات المهمة دائمًا، بغض النظر عن الجهاز أو الموقع.
فوائد:
- تعاون: يمكن للفرق العمل على نفس المستند في نفس الوقت.
- التحكم في الإصدار: يقلل من خطر وجود إصدارات متعددة ومتضاربة من الملفات.
- إمكانية الوصول: المعلومات متاحة في أي وقت وفي أي مكان.
- الاحتفاظ بالمعرفة: يتم تخزين الموارد الرئيسية بشكل مركزي ولا يتم فقدها إذا غادر شخص ما الفريق.
2) أدوات الذكاء الاصطناعي لتحسين الكفاءة الشخصية
ما هي استخداماتها:
- أتمتة المهام المتكررة (على سبيل المثال، صياغة رسائل البريد الإلكتروني، وتلخيص المستندات، وإنشاء التقارير).
- دعم عملية اتخاذ القرار من خلال تحليل البيانات والرؤى.
- تعزيز الإنتاجية من خلال المساعدين الشخصيين، والروبوتات الدردشة، وأدوات إنشاء المحتوى.
فوائد:
- توفير الوقت: يُحرر الوقت من العمل الروتيني، حتى يتمكن الأشخاص من التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى.
- دقة: يقلل من الخطأ البشري في الحسابات أو إدخال البيانات أو الجدولة.
- دعم الإبداع: يساعد على توليد الأفكار والتصميمات أو النصوص بشكل أسرع.
- الإنتاجية الشخصية: يعمل بمثابة "مساعد رقمي" للعمل اليومي.
3) التقويمات المشتركة
ما هي استخداماتها:
- إدارة الجداول الزمنية عبر الأفراد والفرق (على سبيل المثال، تقويم Google، Outlook).
- تنسيق الاجتماعات والمواعيد النهائية والفعاليات في مكان مركزي واحد.
- توفير الرؤية حول مدى توفر الآخرين.
فوائد:
- تنسيق أفضل: من الأسهل العثور على أوقات الاجتماعات التي تناسب الجميع.
- الشفافية: يمكن للجميع رؤية المعالم الرئيسية للمشروع والمواعيد النهائية الرئيسية.
- تقليل الصراعات: يقلل من الحجوزات المزدوجة والارتباك في الجدول الزمني.
- كفاءة: يُبسط التخطيط ويوفر الوقت الذي يقضيه في الجدولة ذهابًا وإيابًا.