التواصل للتنظيم
استخدم مدير هو قبل كل شيء رجل العلاقات يتميز الكثير من أعمال حياته بالحديث والاستماع والتواصل والتفاوض والمناقشة والمناظرة واللقاء والتحدث والكلمات للتواصل.
لا يُمكنك عدم التواصل... حتى الصمت يُتواصل! (بول واتزلاويك)
لماذا تُعدّ مهارات التواصل مهمة في management
يقضي المدير جزءًا كبيرًا من حياته في التواصل: التحدث، التفاوض، إعداد التقارير، العرض أمام الجمهور.
لذا، فإن القدرة على التواصل لا تقل أهمية عن القدرة على التشخيص واتخاذ القرار. في الواقع، حتى أدق التشخيصات لا تكون مفيدةً إن لم يُشرح شرحًا وافيًا.
وبالتالي فإن المدير هو أيضًا شخص مثالي في التواصل.
مهارات التواصل التجاري
فيما يلي بعض الأمثلة على تقنيات الاتصال الفعالة التي يجب أن تعرفها وتستخدمها وتتعرف عليها عندما يستخدمها شخص آخر
ضمني. هو تمرير مفهوم حقيقي دون أن ينتبه إليه المحاور. عند مناقشة قضية ما، فإنك إذا سمحت بعبارة ضمنية بالمرور دون أي اعتراض، فأنت بذلك تجعلها صحيحة.
مثال في الجملة “"الوكالة متأخرة في تسليم التصميم الجديد" هناك ثلاثة دلالات ضمنية: أ) الشخص الذي يتحدث يلمح إلى أن الوكالة تم تعيينها في موعد نهائي لإكمال المهمة؛ ب) وافقت الوكالة على تسليم التصميم بحلول تاريخ محدد؛ ج) تم تزويد الوكالة بجميع المعلومات التي تحتاجها الوكالة لإكمال المهمة في الوقت المحدد.
الإقناع يتم ذلك من خلال إصدار رسالة تعتمد بشكل أساسي على الحجج العاطفية بدلاً من الأسباب العقلانية، مع الاستخدام المكثف للغة التعبيرية، مما يصل إلى التأثير على المجال العاطفي."انعكاس." هو تبني التعبيرات اللفظية والمواقف والإيماءات الخاصة بالشخص الذي تُحادثه. عندما يرى الشخص مواقفه وسلوكياته لدى الشخص الآخر، يكتسب ثقة أكبر.
الأخطاء الشائعة في التواصل التجاري
إعطاء معلومات غير كاملة: يجب أن تكون الاتصالات كاملة، ما لم تتدخل أسباب محددة للسرية؛ ويجب تقديم جميع البيانات والمعلومات اللازمة لدعم حججها بالكامل.
لا تفي بكلمتك: إن المصداقية أمر بالغ الأهمية لكسب ثقة الآخرين، ولكي تكون موثوقًا يجب عليك الوفاء بكلمتك.التواصل دون التأكد من أن الطرف الآخر قد فهمرسالتك.
مهارات التواصل التجاري الضرورية
- كتابة البريد الإلكتروني؛
- الاستماع الفعال؛
- التحدث أمام الجمهور؛
التواصل اللفظي وغير اللفظي
تعتمد فعالية التواصل على موقف المرسل تجاه المتلقي أكثر من مهارة المرسل في التحدث والكتابة. بمعنى آخر "الطريقة التي تنقل بها تأثير معظم الرسالة نفسها".
الكلمة التي تُقال في حالة الغضب قد يكون لها تأثير مختلف تمامًا عن نفس الكلمة التي تُقال بنبرة ودية.
10% فقط مما تتواصل به يتم "قوله" من خلال الكلمات. 90% من الرسالة يتم نقلها بعد ذلك من خلال التواصل غير اللفظي. المزيد >>
التواصل غير اللفظي
وهنا كيفية اللفظي و غير اللفظية الاتصالات المعنية بـ:
الكلمات (10%): 10% فقط مما تتواصل به يتم "قوله" من خلال الكلمات. ثم يتم نقل بقية الرسالة من خلال التواصل غير اللفظي (90%).
النبرة (35%): الكلمة التي تقال في حالة الغضب يمكن تفسيرها بشكل مختلف بنفس الكلمة التي تقال بنبرة ودية.
التقريبيات (٥٥٪): يشمل علم القرب الإيماءات، ووضعية الجسم، والمسافة بين المحاورين. هذه العناصر تُوصل ٥٥٪ من الرسالة.
استخدم استخدام قناة بصرية، أي أن استخدام الرسومات أو الرموز أو المخططات، فضلاً عن تحفيز أكبر قدر من انتباه المحاورين، مناسب بشكل خاص لتلخيص فكرة معقدة، وإلا فمن الصعب جدًا تمثيلها واستدامتها باستخدام القناة اللفظية فقط.
يؤدي استخدام الوسائل البصرية إلى فصل المحتوى عن الكيان المادي المقترح (ماذا ومن من) ويجعل الالتزام بالرسالة الأكثر احتمالية إحصائيًا
من الأفضل الرسم أثناء الحديث بدلاً من استخدام شرائح PowerPoint.
أسئلة التحكم: تحقق من عادات التواصل لديك
- هل تتواصل بطريقة واضحة وغير غامضة؟
- هل تتأكد من أن اتصالاتك مفهومة بالكامل؟
- هل تتواصل بشكل متكرر بما فيه الكفاية؟
- هل تتواصل فقط لإعطاء الأوامر أم تسمح لفريقك بإخبارك بتوقعاتهم؟
المراجع الببليوغرافية
- آر. أرشيبالد: إدارة العلاقات في المشروع management
- فيتاليانو كيتليز، كيفية التعامل مع الموظفين، فرانكو أنجلي
إدارة الوقت
إذا قبلنا المبدأ القائل بأن 80% من النتيجة يتم الحصول عليها بـ 20% من الجهد وأن الـ 80% المتبقية من الجهد لا تنتج إلا 20% من النتيجة، ومن الواضح أنه إذا تمكنا من تركيز الأولويات على تلك الـ 20% الأولى من الجهد فإننا سنصل إلى 80% من النجاح المتوقع منا.
كيفية التفويض
لا يمكن لأحد أن يفعل ذلك بمفرده، عليك أن تعرف كيفية تفويض المهام!
يمكن تفويض معظم المهام، سواءً كانت محدودة أو ذات صلة، بسيطة أو معقدة. ومن الضروري أن تُجرى عملية التفويض بشكل صحيح: يؤدي عدم فعالية التفويض إلى درجة عالية من التوترmanagement, تحفيز الموظفين، وتداخل الأدوار.
اقرأ دليلنا إلى الوفد هنا >>
الضمني والإقناع والانعكاس
ضمني:
يتضمن التواصل الضمني نقل فكرة ما على أنها صحيحة دون أن يُعرِضها المُحاور انتباهًا صريحًا. على سبيل المثال: "أين التقيتَ بماريا؟" يُشير إلى أنك التقيتَ بها بالفعل؛ "متى ستُلقي الخطاب؟" يُشير إلى أنك ستُلقي خطابًا؛ "لم يُسفر تدخلك عن أي نتائج" يُشير إلى فشل التدخل. عند مناقشة قضية ما، فإن السماح للمعارضين بتمرير رسائل ضمنية يعني الرضوخ لتصريحاتهم، والتي يُمكن استخدامها لاحقًا ضدك.
إقناع:
يتم الإقناع من خلال التواصل، وعادةً ما يكون لفظيًا (ولكن ليس بالضرورة)، حيث يُركز المُراسِل على المشاعر، مستخدمًا لغةً تعبيريةً للتأثير على المجال العاطفي. يتضمن "إقناع" شخص ما تقديم تفسير منطقي من خلال تواصل منظم ومتماسك.
النسخ المطابق:
يتضمن الانعكاس تبني التعبيرات اللفظية ومواقف وسلوكيات المُحاور. عندما يرى الشخص انعكاسًا لسلوكياته في شخص آخر، تُبنى الثقة.
اقرأ أيضًا للدليل كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة >>