So schreiben Sie wirkungsvolle E-Mails

Ich liebe und hasse E-Mails. Ich denke, sie sind ein einfaches und effektives Kommunikationsmittel, aber gleichzeitig werden sie oft von Menschen missbraucht oder missbraucht.

Falls Sie sich jemals diese Fragen gestellt haben:

• Sollen E-Mails sein kurz bzw lang?
• Spielt es eine Rolle, ob da ist ein schreibfehler in der E-Mail?
• Sind Stichpunkte in E-Mails sinnvoll?
• Wen soll ich in das Feld „An“ eingeben?
• Soll ich den Chef CCn (meinen oder den der anderen Person)?
• Ist es besser eine E-Mail oder ein Anruf?

Was ist dein Ziel?

Wenn Sie schreiben, müssen Sie einen klaren Kopf haben was dein Ziel ist.
Es gibt normalerweise einige Gründe, warum Sie eine E-Mail schreiben:

1. Sie brauchen einige Informationen
2. Sie brauchen eine Person, die etwas tut
3. Du gibst Auskunft
4. Sie verfolgen etwas

In jedem dieser Fälle muss die andere Person den Inhalt der E-Mail bestätigen. Sie möchten also, dass die andere Person Ihnen antwortet und eine der folgenden Angaben bestätigt:

1. Sie haben die E-Mail erhalten
2. Sie haben verstanden, was Sie fragen
3. Sie werden tun, worum Sie sie bitten
4. Sie geben Ihnen die angeforderten Informationen

Aus diesem Grund empfiehlt es sich auch, den Erhalt einer E-Mail zu bestätigen, wenn diese an Sie gerichtet ist

E-Mails sind kalt. Wenn ich kalt sage, meine ich, dass die Person, die sie erhält, weder den „Tonfall“ der E-Mail verstehen noch Ihre Körpersprache sehen kann.

Daher müssen Sie versuchen, alle Informationen in die E-Mail einzugeben, die die andere Person benötigen wird die Wörter und die nicht geschriebenen Informationen verstehen.

Im Business Writing sind weniger Worte besser als viele Worte. Wenn du Korrektur gelesen Ihre E-Mail können Sie Streichen Sie die nicht benötigten Wörter. Allerdings muss die Bedeutung 100% klar sein, denn es ist nicht gut, die Wörter und damit die Informationen zu reduzieren.

Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um Ihre E-Mails besser lesbar zu machen:

• Lege das Stichworte fett
• Korrektur gelesen zu Tippfehler beseitigen
• Verwenden Spiegelstriche
• Verwenden kurze Sätze
• Verwenden Absätze

Zweimal Korrektur lesen: eins für Inhalt Lesbarkeit die zweite für Rechtschreibprüfung 

Wenn ich eine E-Mail schreibe, schreibe ich normalerweise adressieren Sie es nur an eine Person damit klar ist, an wen es gerichtet ist. Wenn Sie es an mehrere Personen im An: senden und im E-Mail-Text nicht angeben, wer was zu tun hat, können Sie die Leute verwirren, da sie nicht verstehen, wer was zu tun hat. Wenn Sie mehr als eine Person benötigen, um Maßnahmen zu ergreifen, müssen Sie die Person angeben, der die Anfrage folgt. Es ist jetzt akzeptabel, in E-Mails etwas zu schreiben wie: @John, bitte senden Sie die Unterlagen an Mr. Smith von EOD Dienstag, 21. 

Um zu entscheiden, ob ein Anruf besser ist als eine E-Mail, können Sie diese einfachen Regeln befolgen:

1. Ist es der erstes Mal Sie fragen nach etwas oder handelt es sich um eine neue Aktivität –> Besser ein Anruf, gefolgt von einer E-Mail
2. Du brauchst etwas dringend? –> Telefonanruf, evtl. gefolgt von E-Mail
3. Ist es ein formelle Kommunikation das muss verfolgt werden? Email
4. Du brauchst mehr Leute gleichzeitig informiert werden –> E-Mail oder Telefonkonferenz

Die Unternehmenskultur kann die Regeln für das Schreiben von E-Mails beeinflussen, einige Unternehmen versuchen, die Verwendung von E-Mails einzuschränken, aber ich bin überzeugt, dass sie sich mehr darauf konzentrieren sollten, ihre Mitarbeiter darin zu unterrichten und zu schulen, wie sie E-Mails korrekt verwenden, anstatt zu versuchen, dies zu unterbinden Nutzung von E-Mails.

E-Mails sind ein kaltes Kommunikationsmedium, deshalb müssen Sie sich bemühen, es klar, umfassend und herzlich zu machen