Comunicazione per organizzare
Migliori direttore è soprattutto un uomo di relazioni, gran parte del lavoro della sua vita è segnato da parlare, ascoltare, relazionarsi, negoziare, discutere, dibattere, incontrare, parlare, parole comunicare.
Non si può non comunicare… anche il silenzio comunica! (Paul Watzlawick)
Perché le capacità comunicative sono importanti in management
Gran parte della vita del manager è dedicata alla comunicazione: parlare, negoziare, riferire, presentare in pubblico.
La capacità di comunicare è quindi importante quanto la capacità di diagnosticare e decidere. Infatti, anche la diagnosi più perfetta non è molto utile se non può essere adeguatamente spiegata.
Il manager è quindi anche un perfetto comunicatore.
Competenze di comunicazione aziendale
Di seguito alcuni esempi di tecniche di comunicazione efficaci che dovresti conoscere e utilizzare e riconoscere quando vengono utilizzate da qualcun altro
Implicito. Consiste nel trasmettere un concetto per reale senza che l'interlocutore vi presti attenzione. Quando si discute di un argomento, se si lascia passare un'affermazione implicita senza alcuna obiezione, la si sta anche rendendo vera.
Esempio nella frase “l'agenzia è in ritardo con la consegna del nuovo design” ci sono tre implicazioni: a) la persona che parla sta insinuando che all'agenzia è stata assegnata una scadenza per il completamento del compito; b) l'agenzia ha accettato di consegnare il progetto entro una data precisa; c) tutte le informazioni necessarie all'agenzia per completare il compito nei tempi previsti sono state fornite all'agenzia.
Persuasione si realizza attraverso l'emissione di una comunicazione che si basa prevalentemente su argomentazioni emotive piuttosto che su ragioni razionali, facendo ampio uso del linguaggio espressivo, arrivando ad incidere sulla sfera emotiva.“Rispecchiamento.” Si tratta di adottare le espressioni verbali, gli atteggiamenti e i gesti della persona con cui si sta parlando. Quando una persona riconosce i propri atteggiamenti e comportamenti nell'altra persona, acquisisce maggiore sicurezza.
Errori comuni nella comunicazione aziendale
Fornire informazioni incomplete: la comunicazione deve essere completa, salvo che non intervengano specifiche ragioni di riservatezza; tutti i dati e le informazioni necessari a sostegno delle proprie argomentazioni devono essere presentati nella loro interezza.
Non mantenere la parola data: La credibilità è fondamentale per conquistare la fiducia degli altri; per essere credibili bisogna mantenere la parola data.Comunicare senza verificare che l'altra parte abbia capitoil tuo messaggio.
Competenze di comunicazione aziendale indispensabili
- Scrivi un'e-mail;
- Ascolto attivo;
- Parlare in pubblico;
Comunicazione verbale e non
L'efficacia della comunicazione dipende più dall'atteggiamento del mittente nei confronti del destinatario che dalla sua abilità nel parlare e nello scrivere. In altre parole “il modo in cui comunica influenza la maggior parte del messaggio stesso”.
Una parola pronunciata con rabbia può avere un impatto completamente diverso dalla stessa parola pronunciata in tono amichevole.
Solo il 10% di ciò che comunichi viene "raccontato" attraverso le parole. Il 90% del messaggio viene poi trasmesso attraverso la comunicazione non verbale. Scopri di più >>
Comunicazione non verbale
Ecco come verbale e non verbale comunicazione coinvolta in:
Parole (10%): solo il 10% di ciò che comunichi viene “raccontato” attraverso le parole. Il resto del messaggio viene poi trasmesso attraverso comunicazione non verbale (90%).
Tono (35%): una parola pronunciata con rabbia può essere interpretata in modo diverso dalla stessa parola pronunciata con tono amichevole.
Prossemica (55%): la prossemica comprende la gesticolazione, la postura, la distanza tra gli interlocutori. Questi elementi comunicano il 55% del messaggio.
Migliori uso di canale visivo, cioè l'uso di disegni, simboli o diagrammi, oltre a stimolare al massimo l'attenzione degli interlocutori, è particolarmente indicato per sintetizzare un'idea complessa, altrimenti molto difficile da rappresentare e sostenibile utilizzando il solo canale verbale.
L'uso di supporti visivi porta a separare il contenuto dall'entità fisica che propone (il cosa dal chi) e fa sì che l'aderenza al messaggio statisticamente più probabile
È meglio disegnare mentre si parla piuttosto che usare le diapositive di PowerPoint.
Domande di controllo: verifica le tue abitudini comunicative
- Comunichi in modo chiaro e inequivocabile?
- Verifichi che le tue comunicazioni siano state comprese appieno?
- Comunichi con sufficiente frequenza?
- Comunichi solo per impartire ordini o permetti al tuo team di esprimerti le proprie aspettative?
Riferimenti bibliografici
- R. Archibald Gestione delle relazioni nel progetto management
- Vitalliano Kettliz, Come trattare con i dipendenti, Francoangeli
Ora Management
Se accettiamo il principio che L'80% del risultato si ottiene con il 20% dello sforzo e che il restante 80% dello sforzo produce solo il 20% del risultato, è chiaro che se riuscissimo a concentrare le priorità su quel primo 20% di sforzo, raggiungeremmo l'80% del successo che ci si aspetta da noi.
Come delegare
Nessuno può farcela da solo, bisogna saper delegare!
La maggior parte dei compiti può essere delegata, siano essi limitati o rilevanti, semplici o complessi. È essenziale che il processo di delega sia condotto correttamente: una delega inefficace porta ad un alto grado di stressmanagement, la motivazione del personale, alla sovrapposizione dei ruoli.
Leggi la nostra guida a delegazione qui >>
Implicito, persuasione e rispecchiamento
Implicito:
La comunicazione implicita consiste nel trasmettere un concetto come vero senza che l'interlocutore presti esplicita attenzione. Ad esempio: "Dove hai incontrato Maria?" implica che hai incontrato quella persona; "Quando farai il discorso?" implica che farai un discorso; "Il tuo intervento non ha prodotto risultati" implica il fallimento dell'intervento. Quando si discute di un argomento, permettere agli avversari di trasmettere messaggi impliciti significa cedere alle loro affermazioni, che possono poi essere usate contro di te.
Persuasione:
La persuasione opera attraverso la comunicazione, tipicamente (ma non necessariamente) verbale, in cui il comunicatore enfatizza le emozioni, utilizzando un linguaggio espressivo per influenzare la sfera emotiva. "Convincere" qualcuno significa fornire una spiegazione razionale attraverso una comunicazione strutturata e coerente.
mirroring:
Il rispecchiamento implica l'adozione delle espressioni verbali, degli atteggiamenti e dei comportamenti dell'interlocutore. Quando una persona vede i propri atteggiamenti riflessi in quelli di un'altra, si instaura un rapporto di fiducia.
Leggi anche la guida a scrivere email efficaci >>