Najlepsze praktyki w zarządzaniu

Najlepsze praktyki zarządzania dla małych i średnich przedsiębiorstw

Skalowanie działalności gospodarczej z jednoosobowej do wydajnej organizacji wymaga przyjęcia jasnych zasad koncepcje zarządzaniaNie są to abstrakcyjne teorie, lecz praktyczne narzędzia, które pomagają przedsiębiorcom oszczędzać czas, skutecznie delegować zadania i zapewnić zrównoważony rozwój firmy.

Opanowanie tych koncepcji oznacza umiejętność stosuj je codziennie aby zwiększyć efektywność, zjednoczyć zespoły i osiągnąć cele firmy.

Koncepcje zarządzania przedstawione w tym artykule stanowią syntezę koncepcji zarządzania nabytych w pracy lub zdobytych w praktyce przez wiodących międzynarodowych markach.

Dzięki zastosowaniu tej wiedzy małe firmy mogą się rozwijać i zwiększać wydajność.

1. Cele ogólnofirmowe

  • Misja i wizja:Twoja misja definiuje co robisz I Dlaczego, Twoja wizja definiuje dokąd chcesz iśćOba kierują procesem podejmowania decyzji.
    • WSKAZÓWKA: Upewnij się, że misja i wizja nie powtarzają się. Misja musi kierować zachowaniem każdego pracownika firmy na co dzień. Wizja musi kierować osobami zaangażowanymi w podejmowanie strategicznych decyzji, aby pokierować firmą w określonym kierunku.
    • Przykłady: Misja to dostarczanie nowoczesnej, codziennej, eleganckiej odzieży do pracy w przystępnych cenach. Wizja to „bycie marką pierwszego wyboru dla młodych profesjonalistów mieszkających w aglomeracjach miejskich”.
  • Cele roczne: Wybierać trzy jasne i mierzalne cele na dany rok (np. zwiększenie sprzedaży online o 20%, wprowadzenie dwóch nowych produktów, ekspansja na nowy rynek). Praca wszystkich pracowników powinna być zgodna z tymi celami.
    • Ustalenie 3 celów ogólnofirmowych pozwala wszystkim pracownikom dostosować swoje cele do celów ogólnofirmowych.
    • Każdego pracownika można zachęcić do spisania własnych celów, które następnie zostaną przeanalizowane i sfinalizowane wspólnie z kierownikiem liniowym.

2. Organizacja zasobów ludzkich

Opisy stanowisk i tytuły stanowisk

  • Opis stanowiska:Jasny zarys obowiązków, rezultatów i ograniczeń roli. Przykład: Specjalista Digital Marketing: tworzenie kampanii reklamowych, monitorowanie skuteczności, optymalizacja wyników, raportowanie do Kierownika Marketingu.
  • Hierarchia stanowisk: Stażysta → Asystent → Specjalista → Koordynator → Kierownik → Starszy kierownik → Dyrektor → Starszy dyrektor → Wiceprezes → Starszy wiceprezes → Prezes.
    • Tytuły komunikują odpowiedzialność i możliwość podejmowania decyzji.

3. Wdrażanie nowych pracowników

Cieniowanie

  • Praktyczna metoda, w której nowy pracownik obserwuje kierownika lub współpracownika podczas codziennych czynności, ucząc się poprzez obserwację i zadawanie pytań.

Wprowadzenie

  • Ustrukturyzowane wprowadzenie do tożsamości i narzędzi firmy. Zawiera:
    • Historia i wartości firmy
    • Wiedza o produkcie
    • Narzędzia i systemy (CRM, ERP, eCommerce, itp.)
    • Zasady i procedury
    • Szkolenia online lub stacjonarne

4. Zarządzanie wydajnością

  • Wyznaczanie celów: Przypisz każdemu pracownikowi jasne, mierzalne cele, zgodne z celami firmy (powiązane z celami całej firmy i hierarchią – wyznaczanie 3 celów).
  • Ocena:Regularnie oceniaj wydajność (kwartalnie lub rocznie), aby zapewnić informację zwrotną, świętować osiągnięcia i identyfikować obszary wymagające poprawy. (połączone ze spotkaniami w cztery oczy)

5. Narzędzia zarządzania podstawowego

Delegacja

  • Naucz się jasno przydzielać zadania i ufaj, że inni je wywiążą.
  • Zapewnij zasoby, ustal terminy i śledź postępy bez nadmiernego zarządzania.

Priorytetyzacja

  • Nie wszystkie zadania są sobie równe. Przedsiębiorcy muszą nauczyć się koncentrować na tym, co przynosi rezultaty.
  • Przydatne metody:
    • Matryca Eisenhowera (Pilne kontra Ważne).
    • Zasada Pareto (zasada 80/20):20% zadań zwykle generuje 80% wyników.
    • Dzienne Top 3:Określ trzy najważniejsze zadania każdego dnia.

Zasady, wytyczne i procedury

  • Polityki:Zasady wysokiego szczebla (np. polityka urlopowa, zwrot kosztów).
  • Wytyczne:Najlepsze praktyki (np. jak komunikować się z klientami).
  • Procedury:Instrukcje krok po kroku dotyczące powtarzalnych zadań.

Komunikacja

  • Komunikacja wewnętrzna: Istnieją różne, jasno zdefiniowane rodzaje komunikacji wewnętrznej: komunikacja pozioma (osoby na tym samym poziomie hierarchii), komunikacja pionowa (odgórna i oddolna), komunikacja formalna i nieformalna. Wszystkie te rodzaje komunikacji wymagają odpowiedniego zarządzania. 
  • Skuteczna komunikacja interpersonalna
  • Zarządzanie konfliktami
  • Wystąpienia publiczne
  • Skuteczne e-maile:E-maile to zimna forma komunikacji, pozwalająca na zaangażowanie tylko jednego zmysłu: wzroku. Podczas gdy komunikacja interpersonalna jest ciepłą metodą komunikacji, ponieważ wykorzystuje ton głosu, mowę ciała i inne czynniki, e-mail jest zimny, ponieważ zawiera tylko tekst. Z tego powodu tekst e-maila musi zostać dostosowany, aby był bardziej czytelny i ciepły.
    • Jasny temat, jasno określony cel, krótkie akapity, jasno określone zadania do wykonania.
    • Użyj bezpośredniego, ale przyjaznego tonu głosu, zastosuj wypunktowania i pogrubienie, aby ułatwić czytanie.

Rodzaje spotkań

  1. Codzienne stand-upy (maksymalnie 15 minut) – Krótkie aktualizacje: Co było robione wczoraj? Na czym się dziś skupiamy? Czy są jakieś blokady?
  2. Tygodniowe spotkanie zespołu – Przejrzyj postępy w realizacji celów, ustal priorytety, rozwiąż problemy.
  3. Spotkania indywidualne – Menedżer współpracujący z każdym pracownikiem w celu zapewnienia coachingu, informacji zwrotnej i rozwoju (Spotkanie międzyfunkcyjne).
  4. Spotkania inauguracyjne projektu – Przed rozpoczęciem nowego projektu określ cele, role i terminy.
  5. Spotkania decyzyjne – Krótkie, uporządkowane dyskusje mające na celu dokonanie wyboru (a nie niekończące się debaty).
  6. Przeglądy kwartalne lub roczne – Sprawdzaj postępy w realizacji dużych celów, dostosowuj strategię, świętuj zwycięstwa.

Utrzymuj spotkania krótkie, skoncentrowane i z jasnymi kontynuacjami. Marnowanie czasu na spotkaniach to częsty problem w małych organizacjach. (maksymalnie 5 minut na pogawędkę)

6. Technologia dla wydajności

  • Chmura i foldery współdzielone:Organizuj dokumenty, aby ułatwić dostęp do nich zespołowi (Dysk Google, OneDrive, Dropbox).
  • Wspólne kalendarze:Koordynowanie spotkań, terminów i dostępności.
  • Narzędzia AI:Korzystaj z asystentów AI do pisania wiadomości e-mail, analizowania danych, generowania pomysłów i automatyzowania powtarzalnych zadań.
  • Narzędzia do zarządzania projektami:Trello, Asana lub Monday.com do śledzenia zadań, terminów i obowiązków.

7. Przywództwo i kultura

  • Daj przykład:Pokaż zachowanie, jakiego oczekujesz od swojego zespołu.
  • Kultura odpowiedzialności:Każdy członek zespołu jest właścicielem wyników, nie tylko zadań.
  • Ciągła nauka:Zachęcaj do szkoleń, dzielenia się wiedzą i innowacji.

👉 Przejście z jednoosobowej działalności gospodarczej do rozwijającej się organizacji zależy od jednej podstawowej umiejętności: umiejętność rezygnacji z robienia wszystkiego samemu i zamiast tego budowania systemów, ról i narzędzi, które pozwalają innym osiągać wyniki.

Technologia

3 niezbędne narzędzia do zwiększenia produktywności i efektywności, które redukują stres i lęk

1) Chmura i foldery współdzielone (udostępnianie wiedzy)

Do czego służy:

  • Przechowywanie dokumentów, plików i zasobów w centralnej lokalizacji online (np. Google Drive, OneDrive, Dropbox).
  • Umożliwia wielu osobom dostęp, aktualizację i udostępnianie plików w czasie rzeczywistym.
  • Gwarantujemy, że ważne informacje będą zawsze dostępne, niezależnie od urządzenia i lokalizacji.

Korzyści:

  • Współpraca: Zespoły mogą jednocześnie pracować nad tym samym dokumentem.
  • Kontrola wersji: Zmniejsza ryzyko występowania wielu sprzecznych wersji plików.
  • Dostępność: Informacje są dostępne zawsze i wszędzie.
  • Retencja wiedzy: Kluczowe zasoby są przechowywane centralnie i nie zostaną utracone, gdy ktoś opuści zespół.

2) Narzędzia AI do poprawy efektywności osobistej

Do czego służą:

  • Automatyzacja powtarzalnych zadań (np. pisanie wiadomości e-mail, podsumowywanie dokumentów, generowanie raportów).
  • Wspieranie podejmowania decyzji za pomocą analizy danych i spostrzeżeń.
  • Zwiększanie produktywności za pomocą asystentów osobistych, chatbotów i narzędzi do generowania treści.

Korzyści:

  • Oszczędność czasu: Uwalnia ludzi od rutynowych zadań, dzięki czemu mogą skupić się na zadaniach o większej wartości.
  • Dokładność: Zmniejsza ryzyko błędów ludzkich w obliczeniach, wprowadzaniu danych i planowaniu.
  • Wsparcie kreatywności: Pomaga szybciej generować pomysły, projekty i teksty.
  • Produktywność osobista: Pełni funkcję „cyfrowego drugiego pilota” w codziennej pracy.

3) Wspólne kalendarze

Do czego służą:

  • Zarządzanie harmonogramami poszczególnych osób i zespołów (np. Kalendarz Google, Outlook).
  • Koordynacja spotkań, terminów i wydarzeń w jednym centralnym miejscu.
  • Zapewnianie wglądu w dostępność innych osób.

Korzyści:

  • Lepsza koordynacja: Łatwiej znaleźć terminy spotkań odpowiadające wszystkim.
  • Przezroczystość: Wszyscy mogą zobaczyć kamienie milowe projektu i kluczowe terminy.
  • Zmniejszona liczba konfliktów: Minimalizuje podwójne rezerwacje i zamieszanie w harmonogramie.
  • Efektywność: Usprawnia planowanie i oszczędza czas poświęcany na ciągłe planowanie.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Koszyk
Przewiń do góry