如何撰写有效的电子邮件

我对电子邮件又爱又恨。我认为它是一种简单有效的沟通方式，但同时也经常被人们滥用或误用。

如果你曾经问过自己这些问题：

• 电子邮件是否应该 短或 长的?
• 这有关系吗 有一个拼写错误 在电子邮件中？
• 电子邮件中的项目符号有用吗？
• 我应该在收件人字段中填写谁？
• 我应该抄送老板（我的或其他人）吗？
• 是吗 最好是发邮件或打电话?

你的目标是什么？

当你写作时，你需要有清晰的头脑 你的目标是什么.
您写电子邮件通常有以下一些原因：

1. 你需要一些信息
2. 你需要一个人来做某事
3. 您正在提供信息
4. 您正在跟进某件事

在任何情况下，您都需要对方确认邮件内容。因此，您希望对方回复您并确认以下其中一项：

1. 他们已收到电子邮件
2. 他们明白了你的要求
3. 他们会按照你的要求去做
4. 他们会给你提供你要求的信息

这就是为什么如果一封电子邮件发给你，最好确认你已经收到了它

电子邮件很冷淡。当我说冷漠时，我的意思是接收邮件的人无法理解电子邮件的“语气”，也无法看到你的肢体语言。

因此，你必须尝试在电子邮件中放入对方需要的所有信息 理解文字和非书面信息.

在商务写作中，少字胜多字。当你 校对 您的电子邮件，您可以 删除不需要的单词。但是意思一定要清楚，因为减少词语就减少信息量是不好的。

您可以采取多种措施来提高电子邮件的可读性：

• 把 关键词以粗体显示
• 校对 消除拼写错误
• 使用 要点
• 使用 短句
• 使用 段落

校对两次：一个 内容 可读性第二个 拼写检查 

当我写电子邮件时我通常 只发给一个人 这样才能清楚地表明收件人是谁。如果您在“收件人”中将邮件发送给更多人，而没有在邮件正文中明确说明具体人员，则可能会使收件人感到困惑，因为他们无法理解具体人员的职责。如果您需要多人采取行动，则需要在请求后提及具体人员。现在，在电子邮件中可以这样写： @john，请于 21 日星期二 EOD 之前将文件发送给史密斯先生。 

要判断打电话是否比发电子邮件更好，您可以遵循以下简单规则：

1. 是 第一次 你要求某事或是一项新活动 –> 最好先打个电话，然后发封电子邮件
2. 你需要 有急事？ –> 电话，或许随后发送电子邮件
3. 它是一个 正式沟通 需要追踪哪些信息？电子邮件
4. 你需要 更多人 同时获知信息 –> 电子邮件或电话会议

企业文化会影响撰写电子邮件的规则，一些公司正试图限制电子邮件的使用，但我相信他们应该更多地注重教导和培训员工如何正确使用电子邮件，而不是试图阻止使用电子邮件。

电子邮件是一种冷冰冰的沟通媒介，因此你需要努力使其清晰、全面、热情