Come scrivere email efficaci

Amo e odio le email. Penso che siano un mezzo di comunicazione facile ed efficace, ma allo stesso tempo spesso abusato o mal utilizzato dalle persone.

Se ti sei mai posto queste domande:

• Dovrebbero essere le e-mail breve o lungo?
• Importa se c'è un errore di battitura nella mail?
• I punti elenco nelle e-mail sono utili?
• Chi devo inserire nel campo A?
• Devo mandare in CC il capo (mio o dell'altra persona)?
• È meglio una mail o una telefonata?

Qual è il tuo obiettivo?

Quando scrivi devi avere le idee chiare qual è il tuo obiettivo.
Di solito ci sono alcuni motivi per cui scrivi un'e-mail:

1. Hai bisogno di alcune informazioni
2. Hai bisogno di una persona per fare qualcosa
3. Stai dando informazioni
4. Stai seguendo qualcosa

In ognuno di questi casi è necessario che l'altra persona riconosca il contenuto dell'e-mail. Quindi desideri che l'altra persona ti risponda e confermi una delle seguenti opzioni:

1. Hanno ricevuto l'e-mail
2. Hanno capito cosa stai chiedendo
3. Faranno quello che chiedi loro di fare
4. Ti daranno le informazioni che hai richiesto

Questo è anche il motivo per cui è buona norma confermare di aver ricevuto un'e-mail se è indirizzata a te

Le email sono fredde. Quando dico freddo intendo che la persona che la riceverà non sarà in grado di capire il “tono di voce” dell'email né potrà vedere il tuo linguaggio del corpo.

Quindi devi cercare di inserire nell'e-mail tutte le informazioni di cui l'altra persona avrà bisogno comprendere le parole e le informazioni non scritte.

Nella scrittura aziendale, meno parole sono meglio di molte parole. Quando tu correzione di bozze la tua email puoi cancella le parole che non servono. Comunque il significato deve essere 100% chiaro, perché ridurre le parole riducendo così l'informazione non va bene.

Ci sono molte cose che puoi fare per rendere le tue email più leggibili:

• Metti il parole chiave in grassetto
• Correggi a eliminare gli errori di battitura
• Utilizzo elenco puntato
• Utilizzo brevi frasi
• Utilizzo paragrafi

Rileggi due volte: uno per contenuto leggibilità il secondo per controllo ortografico 

Quando scrivo e-mail di solito indirizzarlo a una sola persona in modo che sia chiaro a chi è diretto. Se lo invii a più persone nel To: e non specifichi chi deve fare cosa nel corpo dell'email, potresti confondere le persone perché non capiranno chi deve fare cosa. Se hai bisogno che più di una persona agisca, devi menzionare la persona seguita dalla richiesta. Ora è accettabile nelle e-mail scrivere qualcosa del tipo: @john, per favore invia i documenti al sig. Smith di EOD martedì 21. 

Per decidere se una telefonata è meglio di una mail puoi seguire queste semplici regole:

1. È il prima volta chiedi qualcosa o è una nuova attività –> Meglio una telefonata seguita da una mail
2. Hai bisogno qualcosa di urgente? –> Telefonata, magari seguita da email
3. E 'un comunicazione formale che deve essere rintracciato? E-mail
4. Hai bisogno più persone per essere informato allo stesso tempo –> Email o teleconferenza

La cultura aziendale può influenzare le regole per scrivere le email, alcune aziende stanno cercando di limitare l'uso della posta elettronica, tuttavia sono convinto che dovrebbero concentrarsi maggiormente sull'insegnamento e sulla formazione del proprio personale su come usare correttamente la posta elettronica piuttosto che cercare di fermare il utilizzo della posta elettronica.

Le e-mail sono un mezzo di comunicazione freddo, ecco perché è necessario fare uno sforzo per renderlo chiaro, completo e caloroso