Best Practices für das Management kleiner und mittlerer Unternehmen
Die Skalierung eines Unternehmens von einem Ein-Mann-Betrieb zu einer effizienten Organisation erfordert die Annahme klarer ManagementkonzepteDabei handelt es sich nicht um abstrakte Theorien, sondern um praktische Tools, die Unternehmern helfen, Zeit zu sparen, effektiv zu delegieren und ein nachhaltiges Unternehmenswachstum sicherzustellen.
Die Beherrschung dieser Konzepte bedeutet, in der Lage zu sein, wenden Sie sie täglich an um die Effizienz zu verbessern, Teams aufeinander abzustimmen und Unternehmensziele zu erreichen.
Die Managementkonzepte in diesem Artikel sind eine Synthese aus Managementkonzepten, die wir im Job gelernt haben, oder aus praktischen Erfahrungen führender internationaler Marken.
Durch die Anwendung dieses Wissens können kleine Unternehmen wachsen und effizient sein.
1. Unternehmensweite Ziele
- Mission und Vision: Ihre Mission definiert was Sie tun Und Warum, Ihre Vision definiert wohin Sie wollenBeides ist die Grundlage für die Entscheidungsfindung.
- TIPP: Achten Sie darauf, dass Mission und Vision nicht identisch sind. Die Mission muss das tägliche Verhalten jedes einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen bestimmen. Die Vision muss die an strategischen Entscheidungen beteiligten Personen anleiten, das Steuer des Unternehmens in eine bestimmte Richtung zu lenken.
- Beispiele: Eine Mission ist es, moderne, lässige und elegante Arbeitskleidung zu erschwinglichen Preisen anzubieten. Eine Vision ist es, „die bevorzugte Marke für junge Berufstätige in Großstädten zu sein“.
- Jahresziele: Wählen drei klare und messbare Ziele für das Jahr (z. B. Steigerung des Online-Umsatzes um 20%, Einführung zweier neuer Produkte, Expansion in einen neuen Markt). Die Arbeit aller Mitarbeiter sollte auf diese Ziele ausgerichtet sein.
- Durch die Festlegung von drei unternehmensweiten Zielen können alle Mitarbeiter ihre Ziele an diesen unternehmensweiten Zielen ausrichten.
- Jeder Mitarbeiter kann ermutigt werden, eigene Ziele zu formulieren, die dann gemeinsam mit dem Vorgesetzten überprüft und finalisiert werden.
2. Personalorganisation
Stellenbeschreibungen und Berufsbezeichnungen
- Stellenbeschreibung: Eine klare Übersicht über die Verantwortlichkeiten, Leistungen und Grenzen einer Rolle. Beispiel: Digital Marketing-Spezialist: Werbekampagnen erstellen, Leistung überwachen, Ergebnisse optimieren, dem Marketingmanager Bericht erstatten.
- Hierarchie der Berufsbezeichnungen: Praktikant → Assistent → Spezialist → Koordinator → Manager → Leitender Manager → Direktor → Leitender Direktor → VP → SVP → Präsident.
- Titel vermitteln Verantwortlichkeit und Entscheidungsbefugnis.
3. Onboarding neuer Mitarbeiter
Beschattung
- Eine praktische Methode, bei der der neue Mitarbeiter den Manager oder Kollegen bei seinen täglichen Aktivitäten beobachtet und durch Beobachten und Fragenstellen lernt.
Induktion
- Eine strukturierte Einführung in die Identität und die Tools des Unternehmens. Beinhaltet:
- Geschichte und Werte des Unternehmens
- Produktkenntnisse
- Tools und Systeme (CRM, ERP, eCommerce usw.)
- Richtlinien und Verfahren
- Online- oder persönliche Schulungen
4. Leistungsmanagement
- Zielsetzung: Weisen Sie jedem Mitarbeiter klare, messbare Ziele zu, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen (entspricht den unternehmensweiten Zielen und der Hierarchie – Festlegung von 3 Zielen).
- Bewertung: Bewerten Sie die Leistung regelmäßig (vierteljährlich oder jährlich), um Feedback zu geben, Erfolge zu feiern und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. (hängt mit Einzelgesprächen zusammen)
5. Kernverwaltungstools
Delegation
- Lernen Sie, Aufgaben klar zuzuweisen und darauf zu vertrauen, dass andere sie erfüllen.
- Stellen Sie Ressourcen bereit, setzen Sie Fristen und kümmern Sie sich um die Nachverfolgung, ohne sich ins Mikromanagement zu verwickeln.
Priorisierung
- Nicht alle Aufgaben sind gleich. Unternehmer müssen lernen, sich auf das zu konzentrieren, was Ergebnisse bringt.
- Nützliche Methoden:
- Eisenhower-Matrix (Dringend vs. Wichtig).
- Pareto-Prinzip (80/20-Regel): 20% Aufgaben erzeugen normalerweise 80% Ergebnisse.
- Tägliche Top 3: Identifizieren Sie die drei wichtigsten Aufgaben jeden Tages.
- Eisenhower-Matrix (Dringend vs. Wichtig).
Richtlinien, Leitlinien und Verfahren
- Richtlinien: Übergeordnete Regeln (z. B. Urlaubsregelung, Spesenrückerstattung).
- Richtlinien: Best Practices (z. B. wie man mit Kunden kommuniziert).
- Prozeduren: Schritt-für-Schritt-Anleitungen für sich wiederholende Aufgaben.
Kommunikation
- Interne Kommunikation: Es gibt verschiedene klar definierte Arten der internen Kommunikation: horizontale Kommunikation (Personen auf derselben Hierarchieebene), vertikale Kommunikation (Top-down und Bottom-up), formelle und informelle Kommunikation. Alle diese Kommunikationsarten müssen gemanagt werden.
- Effektive zwischenmenschliche Kommunikation
- Konfliktmanagement
- Öffentliches Reden
- Effektive E-MailsE-Mails sind ein kaltes Kommunikationsmittel, das nur einen Sinn in die Kommunikation einbezieht: das Sehen. Während zwischenmenschliche Kommunikation eine herzliche Kommunikationsmethode ist, da sie Tonfall, Körpersprache und andere Faktoren nutzt, ist die E-Mail kalt, da sie nur aus Text besteht. Aus diesem Grund muss der Text in der E-Mail angepasst werden, um ihn lesbarer und herzlicher zu gestalten.
- Klare Betreffzeile, Zweck im Voraus, kurze Absätze, klare Aktionspunkte.
- Verwenden Sie einen direkten, aber freundlichen Tonfall und verwenden Sie Aufzählungszeichen und Fettdruck, um das Lesen zu vereinfachen.
Arten von Meetings
- Tägliches Stand-up (max. 15 Minuten) – Kurze Updates: Was wurde gestern erledigt? Worauf liegt heute der Schwerpunkt? Gibt es Blockaden?
- Wöchentliches Teammeeting – Überprüfen Sie den Fortschritt in Richtung der Ziele, richten Sie Prioritäten aus und lösen Sie Probleme.
- Einzelgespräche – Manager mit jedem Mitarbeiter für Coaching, Feedback und Entwicklung (Funktionsübergreifendes Meeting).
- Projekt-Kick-off-Meetings – Definieren Sie Ziele, Rollen und Fristen, bevor Sie ein neues Projekt starten.
- Entscheidungstreffen – Kurze, strukturierte Diskussionen, um eine Entscheidung zu treffen (keine endlosen Debatten).
- Vierteljährliche oder jährliche Überprüfungen – Überprüfen Sie den Fortschritt im Hinblick auf große Ziele, passen Sie die Strategie an, feiern Sie Erfolge.
Treffen abhalten kurz, fokussiert und mit klaren Folgemaßnahmen. Zeitverschwendung bei Besprechungen ist ein häufiges Problem in kleinen Organisationen. (Maximal 5 Minuten Smalltalk)
6. Technologie für Effizienz
- Cloud und freigegebene Ordner: Organisieren Sie Dokumente für einen einfachen Teamzugriff (Google Drive, OneDrive, Dropbox).
- Freigegebene Kalender: Koordinieren Sie Besprechungen, Termine und Verfügbarkeit.
- KI-Tools: Verwenden Sie KI-Assistenten zum Verfassen von E-Mails, Analysieren von Daten, Generieren von Ideen und Automatisieren sich wiederholender Aufgaben.
- Projektmanagement-Tools: Trello, Asana oder Monday.com zum Verfolgen von Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten.
7. Führung & Kultur
- Mit gutem Beispiel vorangehen: Zeigen Sie das Verhalten, das Sie von Ihrem Team erwarten.
- Kultur der Verantwortlichkeit: Jedes Teammitglied ist für die Ergebnisse verantwortlich, nicht nur für die Aufgaben.
- Kontinuierliches Lernen: Fördern Sie Schulungen, Wissensaustausch und Innovation.
👉 Der Übergang vom Einzelunternehmer zu einer wachsenden Organisation hängt von einer Kernkompetenz ab: die Fähigkeit, nicht alles selbst zu machen, sondern stattdessen Systeme, Rollen und Tools zu entwickeln, die es anderen ermöglichen, Ergebnisse zu liefern.
Technologie
3 wichtige Tools für Produktivität und Effizienz zur Reduzierung von Stress und Angst
1) Cloud und freigegebene Ordner (Wissensaustausch)
Wofür es verwendet wird:
- Speichern von Dokumenten, Dateien und Ressourcen an einem zentralen Online-Speicherort (z. B. Google Drive, OneDrive, Dropbox).
- Ermöglicht mehreren Personen den Zugriff auf Dateien, deren Aktualisierung und gemeinsame Nutzung in Echtzeit.
- Stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen immer verfügbar sind, unabhängig von Gerät oder Standort.
Vorteile:
- Zusammenarbeit: Teams können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten.
- Versionskontrolle: Reduziert das Risiko mehrerer, widersprüchlicher Dateiversionen.
- Zugänglichkeit: Informationen sind jederzeit und überall verfügbar.
- Wissenserhalt: Wichtige Ressourcen werden zentral gespeichert und gehen nicht verloren, wenn jemand das Team verlässt.
2) KI-Tools zur Verbesserung der persönlichen Effizienz
Wofür sie verwendet werden:
- Automatisieren sich wiederholender Aufgaben (z. B. Verfassen von E-Mails, Zusammenfassen von Dokumenten, Erstellen von Berichten).
- Unterstützung der Entscheidungsfindung durch Datenanalysen und Erkenntnisse.
- Produktivitätssteigerung durch persönliche Assistenten, Chatbots und Tools zur Inhaltserstellung.
Vorteile:
- Zeitersparnis: Schafft Freiraum für Routinearbeiten, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
- Genauigkeit: Reduziert menschliche Fehler bei Berechnungen, Dateneingabe oder Planung.
- Kreativitätsförderung: Hilft, Ideen, Designs oder Texte schneller zu generieren.
- Persönliche Produktivität: Fungiert wie ein „digitaler Co-Pilot“ für die tägliche Arbeit.
3) Gemeinsame Kalender
Wofür sie verwendet werden:
- Verwalten von Zeitplänen für Einzelpersonen und Teams (z. B. Google Kalender, Outlook).
- Koordinieren Sie Besprechungen, Termine und Veranstaltungen an einem zentralen Ort.
- Transparenz hinsichtlich der Verfügbarkeit anderer bieten.
Vorteile:
- Bessere Koordination: Es ist einfacher, Besprechungszeiten zu finden, die für alle passen.
- Transparenz: Jeder kann Projektmeilensteine und wichtige Termine sehen.
- Weniger Konflikte: Minimiert Doppelbuchungen und Terminverwirrung.
- Effizienz: Optimiert die Planung und spart Zeit, die für das Hin- und Herplanen aufgewendet wird.