Le migliori pratiche di gestione per le piccole e medie imprese
Per far crescere un'azienda da un'attività gestita da una sola persona a un'organizzazione efficiente è necessario adottare misure chiare concetti di gestioneNon si tratta di teorie astratte, ma di strumenti pratici che aiutano gli imprenditori a risparmiare tempo, delegare in modo efficace e garantire una crescita sostenibile dell'azienda.
Padroneggiare questi concetti significa essere in grado di applicarli quotidianamente per migliorare l'efficienza, allineare i team e raggiungere gli obiettivi aziendali.
I concetti di gestione presentati in questo articolo sono una sintesi di concetti di gestione appresi sul campo o di esperienze pratiche maturate presso importanti marchi internazionali.
Applicando queste conoscenze, le piccole aziende possono crescere ed essere efficienti.
1. Obiettivi aziendali
- Missione e visione: La tua missione definisce quello che fai e Perché, la tua visione definisce dove vuoi andareEntrambi guidano il processo decisionale.
- SUGGERIMENTO: assicuratevi che Missione e Visione non si ripetano sempre nello stesso modo. La Missione deve guidare il comportamento quotidiano di ogni singolo dipendente dell'azienda. La Visione deve guidare le persone coinvolte nelle decisioni strategiche per orientare l'azienda in una direzione specifica.
- Esempi: una missione è offrire abbigliamento casual elegante e contemporaneo per il lavoro a prezzi accessibili. Una visione è "essere il marchio di riferimento per i giovani professionisti che vivono nelle aree metropolitane".
- Obiettivi annuali: Seleziona tre obiettivi chiari e misurabili per l'anno (ad esempio, aumentare le vendite online entro il 20%, lanciare due nuovi prodotti, espandersi in un nuovo mercato). Il lavoro di tutti i dipendenti dovrebbe essere in linea con questi obiettivi.
- La definizione di 3 obiettivi aziendali consente a tutti i dipendenti di allineare i propri obiettivi a quelli aziendali.
- Ogni dipendente può essere incoraggiato a scrivere i propri obiettivi, che verranno esaminati e finalizzati insieme al responsabile di linea.
2. Organizzazione delle risorse umane
Descrizioni e titoli di lavoro
- Descrizione del lavoro: Una chiara descrizione delle responsabilità, dei risultati e dei limiti di un ruolo. Esempio: Specialista Digital Marketing: crea campagne pubblicitarie, monitora le performance, ottimizza i risultati, riporta al responsabile marketing.
- Gerarchia dei titoli di lavoro: Stagista → Assistente → Specialista → Coordinatore → Manager → Senior Manager → Direttore → Senior Director → Vicepresidente → Vicepresidente Senior → Presidente.
- I titoli comunicano responsabilità e potere decisionale.
3. Inserimento di nuovi dipendenti
Ombreggiamento
- Un metodo pratico in cui il nuovo assunto osserva il responsabile o il collega nelle attività quotidiane, imparando osservando e ponendo domande.
Induzione
- Un'introduzione strutturata all'identità e agli strumenti dell'azienda. Include:
- Storia e valori dell'azienda
- Conoscenza del prodotto
- Strumenti e sistemi (CRM, ERP, eCommerce, ecc.)
- Politiche e procedure
- Sessioni di formazione online o di persona
4. Gestione delle prestazioni
- Definizione degli obiettivi: Assegnare a ciascun dipendente obiettivi chiari e misurabili, allineati con gli obiettivi aziendali (collegati agli obiettivi aziendali e alla gerarchia – definizione di 3 obiettivi).
- Valutazione: Valutare le prestazioni regolarmente (trimestralmente o annualmente) per fornire feedback, celebrare i risultati e identificare le aree di miglioramento. (collegamento con incontro individuale)
5. Strumenti di gestione di base
Delegazione
- Impara ad assegnare i compiti in modo chiaro e ad avere fiducia che gli altri li portino a termine.
- Fornire risorse, stabilire scadenze e seguire senza microgestione.
Priorità
- Non tutti i compiti sono uguali. Gli imprenditori devono imparare a concentrarsi su ciò che produce risultati.
- Metodi utili:
- Matrice di Eisenhower (Urgente vs. Importante).
- Principio di Pareto (regola 80/20): 20% di attività generano solitamente 80% di risultati.
- Top 3 del giorno: Identifica i tre compiti più importanti ogni giorno.
- Matrice di Eisenhower (Urgente vs. Importante).
Politiche, linee guida e procedure
- Politiche: Regole di alto livello (ad esempio, politica sulle ferie, rimborso spese).
- Linee guida: Buone pratiche (ad esempio, come comunicare con i clienti).
- Procedure: Istruzioni passo passo per attività ripetitive.
Comunicazione
- Comunicazione interna: Esistono diverse tipologie di comunicazione interna chiaramente definite: comunicazione orizzontale (persone allo stesso livello gerarchico), comunicazione verticale (dall'alto verso il basso e dal basso verso l'alto), comunicazione formale e informale. Tutte queste tipologie di comunicazione devono essere gestite.
- Comunicazione interpersonale efficace
- Gestione dei conflitti
- parlare in pubblico
- Email efficaci: Le email sono un mezzo di comunicazione freddo, che consente il coinvolgimento di un solo senso: la vista. Mentre la comunicazione interpersonale è un metodo di comunicazione caldo perché sfrutta il tono di voce, il linguaggio del corpo e altri fattori, l'email è fredda perché è solo testo. Per questo motivo, il testo dell'email deve essere adattato per renderlo più leggibile e caldo.
- Oggetto chiaro, scopo chiaro, paragrafi brevi, azioni chiare.
- Utilizza un tono di voce diretto ma amichevole, usa elenchi puntati e il grassetto per semplificare la lettura.
Tipi di riunioni
- Stand-up giornaliero (massimo 15 minuti) – Aggiornamenti rapidi: cosa è stato fatto ieri? Qual è l'obiettivo di oggi? Ci sono ostacoli?
- Riunione settimanale del team – Esaminare i progressi verso gli obiettivi, allineare le priorità, risolvere i problemi.
- Incontri individuali – Responsabile con ciascun dipendente per coaching, feedback e sviluppo (Riunione interfunzionale).
- Riunioni di avvio del progetto – Definire obiettivi, ruoli e scadenze prima di iniziare un nuovo progetto.
- Riunioni decisionali – Discussioni brevi e strutturate per prendere una decisione (non per dibattere all’infinito).
- Revisioni trimestrali o annuali – Verificare i progressi rispetto ai grandi obiettivi, adattare la strategia, celebrare le vittorie.
Mantieni le riunioni breve, mirato e con chiari follow-upLo spreco di tempo durante le riunioni è un problema comune nelle piccole organizzazioni. (5 minuti al massimo di conversazione)
6. Tecnologia per l'efficienza
- Cartelle condivise e cloud: Organizza i documenti per un facile accesso da parte del team (Google Drive, OneDrive, Dropbox).
- Calendari condivisi: Coordinare riunioni, scadenze e disponibilità.
- Strumenti di intelligenza artificiale: Utilizza gli assistenti AI per scrivere email, analizzare dati, generare idee e automatizzare attività ripetitive.
- Strumenti di gestione dei progetti: Trello, Asana o Monday.com per tenere traccia di attività, scadenze e responsabilità.
7. Leadership e cultura
- Dare il buon esempio: Dimostra il comportamento che desideri dal tuo team.
- Cultura della responsabilità: Ogni membro del team è responsabile dei risultati, non solo dei compiti.
- Apprendimento continuo: Incoraggiare la formazione, la condivisione delle conoscenze e l'innovazione.
👉 La transizione da imprenditore individuale a organizzazione in crescita dipende da una competenza fondamentale: la capacità di smettere di fare tutto da soli e di creare invece sistemi, ruoli e strumenti che consentano ad altri di ottenere risultati.
Tecnologia
3 strumenti essenziali per la produttività e l'efficienza riducendo stress e ansia
1) Cloud e cartelle condivise (condivisione delle conoscenze)
A cosa serve:
- Archiviazione di documenti, file e risorse in una posizione online centrale (ad esempio, Google Drive, OneDrive, Dropbox).
- Consentire a più persone di accedere, aggiornare e condividere file in tempo reale.
- Garantire che le informazioni importanti siano sempre disponibili, indipendentemente dal dispositivo o dalla posizione.
Benefici:
- Collaborazione: I team possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento.
- Controllo della versione: Riduce il rischio di più versioni di file in conflitto.
- Accessibilità: Le informazioni sono disponibili sempre e ovunque.
- Conservazione della conoscenza: Le risorse chiave vengono archiviate centralmente e non vanno perse se qualcuno lascia il team.
2) Strumenti di intelligenza artificiale per migliorare l'efficienza personale
A cosa servono:
- Automatizzare attività ripetitive (ad esempio, redigere e-mail, riassumere documenti, generare report).
- Supportare il processo decisionale con analisi dei dati e approfondimenti.
- Migliorare la produttività tramite assistenti personali, chatbot e strumenti di generazione di contenuti.
Benefici:
- Risparmio di tempo: Libera tempo dal lavoro di routine, così le persone possono concentrarsi su attività di maggior valore.
- Precisione: Riduce gli errori umani nei calcoli, nell'immissione dei dati o nella pianificazione.
- Supporto alla creatività: Aiuta a generare idee, progetti o testi più rapidamente.
- Produttività personale: Funziona come un "copilota digitale" per il lavoro quotidiano.
3) Calendari condivisi
A cosa servono:
- Gestione delle pianificazioni tra singoli individui e team (ad esempio, Google Calendar, Outlook).
- Coordinamento di riunioni, scadenze ed eventi in un unico luogo centrale.
- Fornire visibilità sulla disponibilità degli altri.
Benefici:
- Miglior coordinamento: È più facile trovare orari di incontro adatti a tutti.
- Trasparenza: Tutti possono vedere le tappe fondamentali del progetto e le scadenze principali.
- Riduzione dei conflitti: Riduce al minimo le doppie prenotazioni e la confusione nella programmazione.
- Efficienza: Semplifica la pianificazione e fa risparmiare tempo prezioso nella programmazione avanti e indietro.